Workation Checkliste

Eine gut organisierte Coworkation ist eine großartige Möglichkeit sowohl für Arbeitnehmende als auch für Arbeitgebende. Wobei es hierauf ankommt und was es zu beachten gilt, haben wir in einer kurzen Checkliste für euch zusammengefasst.

Arbeitsbezogene Aspekte

Sofern Remote Work für mindestens eine Woche möglich ist, steht auch einer Coworkation nichts im Wege. Bei der Planung einer Coworkation sollte daher darauf geachtet werden, dass in diesem Zeitraum keine Präsenztermine anstehen, bzw. diese auch virtuell wahrgenommen werden können. Oft eignen sich Zeiten, in denen auch viele andere Kolleginnen und Kollegen in Urlaub sind, gut für eine Coworkation, da dann allgemein weniger Termine anstehen. Idealerweise sollte eine Coworkation 2-3 Monate im Voraus geplant werden, dies kann aber je nach Beruf und beruflicher Terminplanung variieren.

Regulatorische Aspekte

Bei der Nutzung eines fremden WLANs schreiben viele Unternehmen die Nutzung eines VPN vor, dieses sollte, sofern nicht bereits vorhanden, frühzeitig eingerichtet werden. Außerdem sollte gemeinsam mit dem Arbeitgebenden abgeklärt werden, welche Sicherheitsmaßnahmen in einem Coworking Space getroffen werden sollten, insbesondere wenn es vertrauliche Telefonate und Dokumente gibt. Um eine Rechtssicherheit auch für den Arbeitnehmenden sicherzustellen, ist es ratsam eine Zusatzvereinbarung im Arbeitsvertrag abzuschließen, welche diese Punkte regelt, oft ist dies ähnlich einer Homeoffice Regelung, welche bei vielen Unternehmen bereits vorhanden ist.

Sollte die Coworkation im Ausland stattfinden, ist zudem abzuklären, ob dies erlaubt ist. In den meisten Fällen darf der Arbeitnehmende bis zu 90 Tage im Ausland arbeiten, ohne dass es Auswirkungen auf die Steuer oder sonstige rechtliche Aspekte hat.

Unterkunft und Arbeitsplatz

Überlege dir welche Art von Unterkunft passend für dich ist. Schätzt du das Zusammenleben mit Gleichgesinnten, ist ein Zimmer in einer geteilten Wohnung sicherlich das richtige für dich. Falls du mehr Privatsphäre haben möchtest oder vielleicht als Paar kommst, ist ein Studio die richtige Wahl, wo du auch selbst kochen kannst. Die meisten Annehmlichkeiten bieten ein Hotelzimmer, hier kann aber leider nicht selbst gekocht werden.

Was benötigst du für deinen optimalen Arbeitsplatz? Erstelle dir eine Checkliste und gleiche diese mit den verfügbaren Coworking Spaces ab. Ist alles vorhanden, was du benötigst? Wichtige Punkte können z.B. ein externer Bildschirm sein, ein ungestörter Raum zum Telefonieren, eine vollausgestattete Küche für das Mittagessen, ein Meetingraum oder ein Fensterplatz. Auch wenn ein kleiner Arbeitsplatz direkt in der Unterkunft praktisch ist, bietet ein Coworking Space alle Annehmlichkeiten eines Office inklusive „Kolleginnen und Kollegen“ zum Austauschen in den Pausen.

Organisatorische Aspekte

Anreise & Mobilität: Überlege dir wie du anreisen möchtest, bedenke hierbei, dass du möglicherweise auch etwas mehr Gepäck hast, da du Arbeitsmaterialien mitnehmen musst. Sofern bei der Unterkunft kein Parkplatz inkludiert ist, können durch das Parken zusätzliche Kosten von circa 80 – 100 Euro pro Monat entstehen. Ein Auto ist praktisch, um vor Ort Ausflüge zu unternehmen, aber nicht zwingend notwendig. Falls du in einem Team anreist, könnte es vorteilhaft sein, sich ein Auto zu teilen.

Packliste: Erstelle dir eine Packliste, nicht nur für dich privat, sondern auch für die Arbeit und für die Freizeit. Was solltest du auf keinen Fall vergessen, gibt es eventuell Equipment, das sehr groß ist etc.

Arbeitszeiten: Um deine Arbeitszeiten flexibler zu gestalten und z.B. so den Nachmittag für Aktivitäten freizuhalten, können einerseits reduzierte Arbeitszeiten verhandelt werden, oder es kann in Randzeiten gearbeitet werden. Hierfür ist es sinnvoll schon frühzeitig seinen Kalender entsprechend zu blocken und Termine prinzipiell gesammelt auf den Vormittag oder Nachmittag zu legen.

Freizeitgestaltung: Eine aktive Freizeitgestaltung macht oft mehr Spaß in der Gruppe. Für Alleinreisende ist es daher interessant Coworkation Angebote mit Anschluss und einer Community zu buchen, um in der Freizeit nicht allein zu sein.

Kosten: Wäre es nicht schön, wenn der Arbeitgebende die Kosten für eine Coworkation übernimmt? Bei einigen Firmen ist Coworkation eventuell schon Teil eines Benefit Pakets. Bei Firmen, die dies noch nicht anbieten, lohnt es sich auf jeden Fall aber nachzufragen. Auch wenn nicht alle Kosten übernommen werden, gibt es vielleicht einen anteiligen Zuschuss für den Platz im Coworking Space.

Und hier noch drei Argumente, um die Chefin zu überzeugen

Mentale & körperliche Gesundheit

Coworkation trägt aktiv zur mentalen und körperlichen Gesundheit der Arbeitnehmenden bei. Eine neue und attraktive Umgebung wirkt oftmals nicht nur inspirierend, sondern hilft auch dabei die Energiespeicher wieder aufzuladen.

Employer Branding & New Work

Coworkation ist ein fester Bestandteil von New Work mit dem sich Unternehmen als attraktiver Arbeitgeber positionieren können. Außerdem haben Arbeitnehmende damit „gefühlt“ mehr Urlaub, ohne dass Arbeitsleistung eingebüßt wird. Es entsteht somit eine Win-Win Situation für beide Seiten.

Neue Impulse & Vernetzung

Ein Ortswechsel sorgt oft für Inspiration und generiert neue Ideen. Außerdem sind Coworking Spaces Orte der Vernetzung, in denen man sich informell austauschen kann und oft spannende neue Kontakte knüpfen kann. Nicht zu vergessen ist außerdem die gesteigerte Effektivität, da man nach der Arbeit auch aktiv die Freizeit gestaltet.