Workation und Home Office im Ausland: Wie du deinen Arbeitgeber davon überzeugst.

© Innsbruck Tourismus / Markus Mair

Du möchtest als Arbeitnehmer:in flexibel von überall auf der Welt arbeiten können, aber deinen aktuellen Job behalten? Wir zeigen dir, wie du die Unterstützung deines Arbeitgebers erhältst, damit du reisen und arbeiten vereinen kannst. Denn Arbeiten im Ausland ist nicht nur für Freelancer und Selbstständige möglich, sondern auch für dich als Arbeitnehmer:in!

Dass Arbeiten im Home Office möglich ist hat uns die Pandemie ganz klar gezeigt. Wieso das Home Office dann nicht einfach in ein anderes Land verlegen - nach Österreich zum Skifahren, nach Bali zum surfen, nach Namibia für Safari?

Für dich als Arbeitnehmer:in klingt das ganz einfach, für deinen Arbeitgeber ist es das aber leider nicht. Sobald du als Mitarbeiter:in in einem anderen Land arbeiten möchtest, kommen für deinen Arbeitgeber eine Reihe an rechtlichen Herausforderungen mit einher. Stopp! Bevor du jetzt bei Compliance die Miene verziehst und die Seite verlässt: Wir zeigen dir, wie du bzw. dein Arbeitgeber das ganz einfach lösen könnt und wie du für einen deutschen Arbeitgeber im Ausland arbeiten kannst.

Deshalb geben wir dir im Folgenden eine kurze Übersicht über die Risiken für mobiles Arbeiten im Ausland und wie du und dein Arbeitgeber diese Herausforderungen lösen.

1️. Unternehmenskultur

Dass viele Arbeitgeber um die Unternehmenskultur bangen hat verschiedene Gründe:

• Du arbeitest am Strand, was vermitteln könnte, dass du unproduktiv bist (Wir wissen, dass es nicht so ist!).

• Der informelle Austausch mit Kolleg:innen führt zu einer anonymen Unternehmenskultur ohne Team-Spirit.

• Durch einen möglichen Zeitzonenunterschied bist du nicht immer erreichbar, für das Team und für Kunden.

• Der Arbeitgeber hat keinen Überblick mehr über die Mitarbeitenden in Bezug darauf wo sie sind und wie lange.

Wir wissen, dass diese Sorgen vor allem aus einer Unsicherheit heraus entstehen, weil es etwas Neues ist, was es so bisher nicht im Unternehmen gab. Daher ist es sehr üblich, eine Remote Work Policy aufzusetzen, die für alle Mitarbeiter:innen gilt. Das kann zum Beispiel eine Begrenzung für X Tage im Jahr sein, ein maximal erlaubter Zeitzonenunterschied zum Headquarter oder die Definition von No-Go-Ländern. Das macht es für einen Arbeitgeber anfangs einfacher, Arbeiten im Ausland zu implementieren. Erfahrungsgemäß starten Arbeitgeber gerne mit ein paar festgelegten Regelungen, die dann gelockert werden, wenn das Konzept funktioniert.

2. Steuern

Was dein Arbeitgeber auf jeden Fall vermeiden möchte, wenn du aus eigenem Willen im Ausland arbeitest: eine Betriebsstätte. Durch das Entstehen einer Betriebsstätte muss dein Arbeitgeber nämlich Steuern in diesem Land zahlen.

Um eine Betriebsstätte zu vermeiden, müssen verschiedene Faktoren berücksichtigt werden. Dazu zählen zum Beispiel:

• Land der Workation (Gibt es ein Doppelbesteuerungsabkommen?)

• Dauer des Aufenthalts (Welche Schwellenwerte gilt es zu beachten?)

• Deine Rolle im Unternehmen (Bist du zum Beispiel Geschäftsführer, hast eine Vertriebsrolle oder Prokura berechtigt?)

3️. Sozialversicherung

Sowohl du als auch dein Arbeitgeber haben natürlich ein Interesse daran, dass du auf der sicheren Seite bist. Denn was passiert, wenn du dir zum Beispiel ein Bein brichst beim Skifahren?

Folgende Punkte sollten hier unter anderem beachtet werden:

• Land der Workation (Gibt es ein Sozialversicherungsabkommen?)

• Dauer des Aufenthalts (Die sozialversicherungsrechtlichen Schwellenwerte weichen von den steuerlichen Schwellenwerten ab)

• Vergangene Auslandsaufenthalte (Wo und wie lange warst du die letzten 12 Monate bereits im Ausland?)

4. Datenschutz

Vor allem bei Reisen außerhalb der EU wird Datenschutz relevant, da dort nicht die DSGVO-Bestimmungen gelten. Zusätzlich gibt es Branchen und einzelne Unternehmen, die strengeren Bestimmungen unterliegen, da zum Beispiel mit sensiblen Daten gearbeitet wird oder das Unternehmen mit der ISO 27701 ausgezeichnet ist.

5️. Arbeitserlaubnis und Aufenthaltsgenehmigungen

Natürlich ist es auch wichtig für dich zu wissen, ob du ein Visum brauchst bzw. welches Arbeitsvisum. Denn nichts wäre fataler, wenn du im Land bei der Einreise stehst und sie dich nicht reinlassen. Punkte, die bei der Aufenthaltsgenehmigung mit einfließen sind unter anderem folgende:

• Staatsbürgerschaften (Hast du mehrere Staatsbürgerschaften?)

• Dauer des Aufenthaltes (Auch hier gibt es wiederum andere Schwellenwerte, die es zu beachten gilt)

• EU-Land vs. Nicht-EU-Land (natürlich spielt auch das eine entscheidende Rolle, da Reisen innerhalb der EU meist unproblematisch ist)

6️. Arbeitsrecht

Tatsächlich ist es so, dass manche Länder andere arbeitsrechtliche Regelungen haben, die auch du als Nicht-Staatsbürger:in in diesem Land beachten musst. Zum Beispiel ist in Italien festgelegt, dass du nicht vom Dach aus arbeiten darfst. Wenn du das also vorhattest, müssen wir dich leider enttäuschen!

‼️ Ein wichtiger Hinweis ‼️

Wichtig zu verstehen ist, dass jeder Fall einzeln betrachtet werden muss. Das liegt daran, dass das Risiko nur anhand der Kombination der oben genannten Kategorien korrekt eingeschätzt werden kann.

Wie kann mein Arbeitgeber das also einfach und schnell lösen?

Dafür gibt es verschiedene Möglichkeiten, die sich im zeitlichen und finanziellen Aufwand unterscheiden. Im Folgenden findest du eine Auflistung, welche Möglichkeiten es gibt, Workation rechtlich sauber anzubieten.

• Wirtschaftsprüfungsgesellschaften

Der Klassiker sind Wirtschaftsprüfungsgesellschaften wie die Big Four. Durch ihre Expertise sind sie sehr genau und der Arbeitgeber ist rechtlich abgesichert. Der Nachteil dabei ist, dass jeder Fall einzeln und manuell geprüft werden muss. Die Kosten belaufen sich dabei auf ca. 4000-6000€ pro Fall. Wenn also 10 Mitarbeitende Workation machen möchten, dann belaufen sich die Kosten schnell auf einen mittleren fünf-stelligen Bereich. Zudem kann die manuelle Prüfung lange dauern.

• Do it yourself in-house

Oftmals versuchen Firmen am Anfang das Thema selbst zu lösen. Meist liegt das Thema bei HR, die aber keinen juristischen Hintergrund haben. Das führt dazu, dass die Verantwortlichen meist gar nicht wissen, was genau sie zu prüfen haben (außer die Klassiker wie Doppelbesteuerungsabkommen und Sozialversicherungsabkommen). Dies führt dazu, dass Risiken außen vor gelassen oder gar falsch eingeschätzt werden. Zusätzlich ist es ein sehr hoher administrativer Aufwand für die verantwortlich Person im Unternehmen, da sie erst die relevanten Informationen finden muss und dann eine individuelle Einschätzung treffen muss mit entsprechenden Maßnahmen. Und natürlich vermehrt sich der Aufwand je mehr Mitarbeiter:innen im Ausland arbeiten wollen.

• Digitale Anbieter (automatisiert, schnell & vergleichsweise günstig)

Durch eine steigende Nachfrage nach remote arbeiten im Ausland in Kombination mit den Problemen der manuellen, teuren und risikoreichen Prüfung wie oben genannt, gibt es mittlerweile auch digitale Anbieter. Über eine Plattform kannst du als Mitarbeiter:in dabei ganz einfach deinen Trip eingeben, vergleichsweise wie bei airbnb, der dann durch eine KI-gestützte Software geprüft wird und eine Risiko-Einschätzung erfolgt. Diese Risiko-Einschätzung inklusive einem Maßnahmenplan wird der verantwortlichen Person in deinem Unternehmen sofort zugesendet. Das ermöglicht nicht nur eine schnelle Abwicklung, sondern ist auch kostengünstig und rechtssicher. Unsere Empfehlung dabei ist die rhome Plattform, die es Mitarbeitenden ermöglicht temporär im Ausland zu arbeiten. Arbeitgeber sparen dadurch Kosten, zeitlichen Aufwand und sind rechtssicher.

Zusammenfassung

Damit du Home Office aus dem Ausland machen kannst, sollte dein Arbeitgeber vorab ein Risiko-Assessment machen und entsprechende Maßnahmen vornehmen. Das Risiko-Assessment muss dabei immer pro Einzelfall betrachtet werden, da verschiedene Variablen eine Rolle spielen. Damit dein Arbeitgeber nicht in einer Flut an administrativen Aufgaben versinkt, empfehlen wir die digitale Lösung rhome. Ihr könnt einfach über den Link vorbeischauen und einen Beispiel-Trip kreieren. Sie geben dir daraufhin eine Einschätzung, welches Risiko damit einhergeht und welche Maßnahmen getroffen werden müssen.

Dein Arbeitgeber hat nun keinen Grund mehr, dich nicht im Ausland arbeiten zu lassen! Go for it 😉